「説明下手」から「説明上手」になる会話術
今回は、誰でもできる説明上手になるための方法をご紹介。
先日、このような悩み相談を受けましたので。
部下から業務上の報告や相談を受けるのですが、理解するのに苦労することがよくあります。「◯◯は◯◯ということだよね？」と確認しながら聞かなければならないため、手間がかかります。部下の成長のためにも説明下手を克服する方法はありますか。
このように説明するスキルは、ビジネスパーソンにとって欠かせないものであるにも関わらず、苦手としている人は多いと思います。なかには「自分はコミュ障だから……」と諦めてしまっている人もいるのでは。
ですが、ご安心を。説明下手な人は、“話のコツ”を知らないだけで、病気でもなければ、才能の有無も関係ないのです。誰でも上達することが可能なスキルです。
目次
- 1 説明下手はどうして伝わらないのか
- 1.1 自分がわからないことは話さない
- 1.2 会話の基本は「ワンメッセージ」
- 2 どんな説明も“結論優先”で伝わる
- 3 相手は10割わかってくれないことを意識しよう
- 3.1 おすすめ図書
説明下手はどうして伝わらないか
「言いたいことが伝わらない」「あの人は何が言いたいんだろう」こんな悩みを抱えたことは誰にでもあるはず。
説明が苦手な人の多くは、
- 話すべき内容を深く理解していない
- あれもこれも言おうとしている
この2パターン。
自分がわからないことは話さない
当たり前のように聞こえるかもしれませんが、意外とやりがちなNGパターンです。これに当てはまる人は「自分がわかっていないことをわかっていない」場合もあるのです。
自分では理解しているつもりでも、相手に突っ込まれた時に何かしらの返答ができないのなら理解不足だという証拠なのです。
話のパーツが一部でも繋がっていないと会話がしどろもどろになってしまい、相手は混乱します。どうしても伝えたいのなら、きちんと理解したうえで話すことを心がけるべきです。
会話の基本は「ワンメッセージ」
説明下手のもう一つの特徴は、伝えようとするあまり情報が多すぎるということ。わかりやすく丁寧に説明するのは重要ですが、いつも100パーセントの情報を伝える必要はないのです。
例えばあなたが小学生に「日銀」について説明することになったとしたら、どんな説明をするでしょう。
「みんながお金に困らないようにするための銀行です。」といったところですかね。厳密に言えば、正確な説明ではないです。でも、違いや仕組みを全て説明したところで、小学生には伝わりませんし、最後まで話しを聞いてはくれることはないでしょう。
そこで、ワンメッセージを使うのです。相手に応じて情報をコントロールすることで、一番伝わりやすいイメージに形を加工するのです。
そもそも人間は言語以外にも、表情やしぐさ、声のトーン、身ぶり手ぶりなどの「非言語コミュニケーション」からも無意識に情報を汲み取ろうとするようです。言葉はシンプルにまとめて簡潔にするほうが、かえって相手には伝わりやすいようです。
どんな説明も“結論優先”で伝わる
会話をしていて、一番嫌われるのはいつまで経っても結論がこない話。好きな人や尊敬している人の話なら別ですが、基本的に人間は他人に興味がないです。
説明下手な人ほど話が長く、「言いたいこと」がうやむやになっているケースがほとんど。そこで説明上手になるための、おすすめの法則があります。
その方法は「結論優先法」、会話を以下のテンプレートに当てはめるだけで、相手に伝わる説明ができるでしょう。
1. 結論
2. 理由（根拠）
3. 具体例・詳細
4. まとめ
試しに「結論優先法」を使って「新人の教育」というテーマで会話文を作成してみましょう。
＜結論＞
佐藤さんの研修の進捗が遅れています。
＜理由（根拠）＞
2日前から体調を崩して欠勤が続いているためなのです。
＜詳細＞
佐藤さんは業界未経験者ということもあり、当初の予定よりも3日分ほど遅れているような状況です。
＜まとめ＞
そのため、当初の予定よりも配属までにもう少し時間がかかりそうな状況です。
このように先に結論をいうことで、何の話かがわかりやすくなります。また、順序立てて説明をしているので脱線しづらいというメリットも出てきます。最初は頭で考えるのではなく、紙に書いてから話すとより伝わりやすい話をすることができるのではないかと思います。
相手は10割わかってくれないことを意識する
説明上手になる条件の一つとして、「相手に100パーセント伝えることは不可能」という意識を持つことが大切になってきます。
なぜなら、人間には微妙な感情など言葉にしづらい部分があるから。そのためにも「相手が汲み取ってくれるだろう」という甘えはなるべく捨てて、伝えるべきことやイメージを常に明確にしておくべきです。
形がはっきりとしていも8～9割伝えることができないのに、4割のイメージを相手に伝えようとしても2割しか伝わなかったら会話の意味が全くないです。
「相手に伝えた時点で、自分のイメージからは劣化している」ことを意識して、相手ファーストで会話を構成するように心がけると良いでしょう。
